Møder på tværs af tidszoner

Et møde mellem København, New York og Bengaluru har ikke noget godt tidspunkt. Det har et mindst dårligt, og det er en anden opgave. Her er hvordan man finder det, og hvordan man undgår de fejl der får faste møder til at skride en time et par gange om året.

Find overlappet, ikke midten

Den intuitive fremgangsmåde er at tage gennemsnittet af tidszonerne. Det virker sjældent, fordi arbejdsdagen ikke er symmetrisk omkring middag. En bedre metode er at tegne hver deltagers arbejdsdag som et vindue og se hvor vinduerne overlapper.

For Danmark og USA's østkyst med seks timers forskel giver det et overlap fra cirka kl. 15 til 18 dansk tid, hvor det er kl. 9 til 12 i New York. Tager man Indien med, som ligger 4,5 time foran Danmark om vinteren, bliver vinduet smallere: kl. 15 dansk tid er kl. 19.30 i Bengaluru, hvilket er sent, men til at bære. Kl. 17 dansk tid er allerede 21.30 dér.

Er der ikke noget overlap overhovedet, hvilket ofte er tilfældet med Australien eller New Zealand, skal du vælge hvem der tager den skæve tid, og så rotere det mellem parterne. At lade den samme part tage aftenmødet hver gang er en beslutning, også når den ikke bliver truffet bevidst.

Skriv byen, ikke tallet

Den hyppigste fejl i en mødeindkaldelse er at skrive et offset i stedet for et sted. "Kl. 15 UTC+1" er korrekt i januar og forkert i juli, fordi Danmark da er UTC+2. Skriver du i stedet "kl. 15 dansk tid" eller "kl. 15 i København", følger sommertidsreglerne med, og kalenderen kan selv regne det ud for modtageren.

Det er den samme skelnen som mellem et offset og en tidszone, som vi har skrevet mere om i UTC+1 er ikke en tidszone. For et enkelt møde er konsekvensen lille. For et fast ugentligt møde er den, at halvdelen af deltagerne møder forkert to gange om året.

De to uger der ødelægger faste møder

Sommertid skifter ikke på samme dato i hele verden. EU skifter sidste søndag i marts og sidste søndag i oktober. USA og Canada skifter anden søndag i marts og første søndag i november. Det giver to perioder hvert år, hvor forskellen mellem Europa og Nordamerika er en time anderledes end resten af året.

Konkret er der cirka tre uger i marts, hvor USA har skiftet og Europa ikke har, og cirka en uge i slutningen af oktober, hvor Europa har skiftet og USA ikke har. I de uger er forskellen til New York fem timer i stedet for seks. Et fast møde kl. 15 dansk tid rammer da kl. 10 i New York i stedet for kl. 9.

Sydlige halvkugle gør det værre. Australien og New Zealand skifter i den modsatte retning af os, så forskellen dertil kan springe to timer på én gang, når begge sider skifter i samme periode. Mekanikken er forklaret i hvorfor tidsforskellen ændrer sig.

Fem regler der holder

Læg mødet i den ene parts lokaltid og skriv det tydeligt. Så er der en part der aldrig er i tvivl, og resten kan konvertere.

Undgå tidspunkter tæt på arbejdsdagens kant. Kl. 9.00 og kl. 17.00 er skrøbelige, fordi transport og frokost flytter sig fra land til land.

Tjek forskellen igen i marts og oktober. Det er de eneste to gange om året du behøver, og det er præcis der det går galt.

Husk at weekenden ikke er den samme alle steder. I flere lande i Mellemøsten går weekenden fredag og lørdag, så torsdag eftermiddag dér svarer til fredag eftermiddag her.

Roter de skæve tidspunkter, hvis der ikke er noget overlap. Det er den eneste retfærdige løsning, når geografien ikke tillader et fælles vindue.